Exclusão do Simples Nacional por débitos: prazos e como evitar perder o regime

Todo ano, milhares de micro e pequenas empresas recebem um termo de exclusão do Simples Nacional por débitos. Quase sempre a notícia chega por uma mensagem em um portal eletrônico, sem conversa prévia, e a primeira pergunta do empresário costuma ser a mesma: e agora? Para muitos negócios, sair do Simples significa pagar mais tributos, apurar a cada mês de outro jeito e lidar com um volume maior de obrigações acessórias. Por isso, entender o que a lei diz e quais prazos correm é o primeiro passo para decidir com calma.

A boa notícia é que a lei não trata o termo como uma decisão imediata. Existe um prazo para regularizar a situação, e dentro dele a empresa pode evitar a exclusão. Este artigo explica a regra, o procedimento, as formas de regularização, os riscos de deixar o assunto parado e um roteiro para os primeiros dias depois do recebimento. As informações são de caráter geral e servem para orientar a leitura. Não substituem a análise do caso concreto.

Por que o termo de exclusão existe

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado, criado pela Lei Complementar 123, de 14 de dezembro de 2006, para micro e pequenas empresas. Ele reúne em uma única guia, o DAS, a maior parte dos tributos federais, estaduais e municipais da empresa. Em troca dessa simplicidade, a lei impõe condições, e uma delas é não manter dívidas tributárias sem qualquer proteção contra a cobrança.

Quando essa condição deixa de ser cumprida, o fisco pode excluir a empresa do regime. A exclusão não acontece automaticamente no dia em que a dívida vence. Antes, a empresa é notificada e tem uma chance concreta de corrigir a situação. O termo de exclusão é justamente essa notificação, e é nela que começam os prazos que importam.

A regra da lei, com precisão

A regra principal está no art. 17, inciso V, da LC 123/2006. Ele impede a permanência no Simples da empresa que possua débito com o INSS ou com as Fazendas Públicas federal, estadual ou municipal, cuja exigibilidade não esteja suspensa.

Três expressões merecem atenção. A primeira é "débito", que pode ser um tributo declarado e não pago, como o DAS em atraso, ou um valor apurado pelo fisco. A segunda é "exigibilidade", que é a possibilidade de o credor cobrar o valor naquele momento. A terceira é "suspensa", que descreve o caso em que a cobrança está temporariamente impedida, por exemplo por um parcelamento em dia ou por uma decisão judicial.

Quando a exigibilidade está suspensa, o débito não gera exclusão. Quando não está, a empresa precisa agir. O Código Tributário Nacional lista essas hipóteses de suspensão no seu art. 151. Entre elas estão o depósito do montante integral (inciso II), a concessão de liminar em mandado de segurança (inciso IV), a liminar ou tutela antecipada em outras ações judiciais (inciso V) e o parcelamento (inciso VI). Ou seja, não basta entender que a dívida é indevida. A suspensão precisa estar efetivamente constituída. O Supremo Tribunal Federal já reconheceu a constitucionalidade dessa exigência no RE 627.543 (Tema 363 da repercussão geral).

O procedimento, passo a passo

1. Emissão do termo. A Receita Federal, o estado ou o município emite o termo de exclusão, que fica disponível no DTE-SN (Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional).
2. Ciência. A empresa passa a ter conhecimento formal do termo. A ciência ocorre quando alguém abre a mensagem no portal. Se ninguém abrir dentro do prazo, a ciência é presumida 45 dias depois do envio.
3. Prazo de regularização. A partir da ciência, a empresa tem 90 dias para regularizar os débitos. O prazo está no art. 31, § 2º, da LC 123/2006, na redação dada pela Lei Complementar 216/2025, que o ampliou de 30 para 90 dias. É esse o prazo que orienta a contagem em todo o artigo.
4. Efeitos. Se regularizar dentro do prazo, a exclusão fica sem efeito. Se não regularizar, a exclusão produz efeitos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da ciência (art. 31, inciso IV, da LC 123/2006).
5. Impugnação. Se houver erro, como um débito já pago, uma competência indevida ou uma exigibilidade que já estava suspensa, cabe impugnação, na forma e no prazo previstos pelo órgão competente.

Formas de regularizar

Existem quatro caminhos, e a escolha depende do tipo de débito e da situação de caixa da empresa.

• Pagamento à vista. É a forma mais simples, quando há recursos para quitar o valor com os encargos.
• Parcelamento. Pode ser o parcelamento ordinário do Simples ou, quando houver, um parcelamento especial. Enquanto as parcelas estiverem em dia, a exigibilidade fica suspensa. Atrasar uma parcela pode reabrir a pendência, por isso o cronograma precisa caber no fluxo de caixa.
• Transação com a PGFN. Quando o débito já está inscrito em dívida ativa da União, a transação, prevista na Lei 13.988/2020, pode ser uma saída. O Edital PGDAU 6/2026, prorrogado pelo Edital 10/2026, tem modalidades com adesão até 29/01/2027. O MEI tem edital próprio (veja este artigo).
• Suspensão da exigibilidade por decisão judicial ou depósito, quando houver discussão sobre o débito. Essa via exige análise específica, porque depende do tipo de ação e do momento do processo.

Atenção: débitos estaduais e municipais também contam. Regularizar apenas a parte federal não basta se houver pendências com o estado ou com o município.

Exemplo hipotético

Imagine, apenas para ilustrar, uma loja de roupas em Fortaleza que está no Simples Nacional há oito anos. Em setembro, ela recebe um termo de exclusão por R$ 85 mil em débitos de DAS em atraso. Os valores e a situação são hipotéticos.

Se o dono não fizer nada, a empresa sai do Simples em 1º de janeiro e passa a ser tributada pelo lucro presumido ou pelo lucro real, em regra com mais obrigações e, muitas vezes, com carga maior. Se, dentro do prazo, ele organizar a lista de débitos, escolher um parcelamento viável ou aderir a uma transação, a exclusão fica sem efeito. Nos dois caminhos, a decisão precisa começar cedo, porque o prazo corre desde a ciência, e não desde o dia em que o empresário resolve olhar o assunto.

Passo a passo ao receber o termo

1. Leia o termo no DTE-SN e anote a data da ciência. O prazo de 90 dias começa ali.
2. Liste os débitos indicados, com tributo, competência e órgão responsável: Receita, PGFN, estado ou município.
3. Confirme se cada débito é devido. Compare com as guias pagas, com os comprovantes e com os registros da contabilidade. Pagamentos que não foram vinculados corretamente podem gerar divergências, por isso vale conferir antes de qualquer adesão.
4. Escolha a forma de regularização para cada débito: pagamento, parcelamento ou transação, se o valor estiver em dívida ativa.
5. Regularize todos os débitos dentro do prazo. Um débito esquecido mantém a exclusão.
6. Confira no portal se a pendência foi baixada.
7. Guarde os comprovantes, para o caso de a exclusão ser mantida por erro.

Riscos e cuidados

Os erros mais comuns são previsíveis, e por isso podem ser evitados.

• Ignorar a mensagem no DTE-SN. Mesmo sem abrir a mensagem, o prazo corre, porque a ciência é presumida após 45 dias.
• Regularizar só os débitos federais e esquecer os estaduais ou municipais.
• Parcelar sem conferir o valor. Pagar um débito que não era devido é um prejuízo evitável. A conferência vem antes da adesão.
• Deixar a análise para o fim do prazo. Quando sobra pouco tempo, a negociação e a eventual impugnação ficam apertadas.
• Achar que o parcelamento em atraso ainda protege. A suspensão depende de as parcelas estarem em dia, e um atraso pode reabrir a pendência.

Exemplo de prazo

Suponha um termo enviado ao DTE-SN em 10 de setembro, com a empresa abrindo a mensagem em 15 de setembro. Nesse caso, os 90 dias começam a contar da ciência, em 15 de setembro. Agora suponha que a empresa nunca abra a mensagem. Então a ciência é presumida 45 dias depois do envio, ou seja, em 25 de outubro, e os 90 dias passam a correr a partir daí. Os números são hipotéticos e servem para mostrar a lógica da contagem. Em qualquer caso, quanto antes a regularização, menor o risco.

O que acontece se a exclusão for mantida

A empresa sai do Simples a partir de 1º de janeiro do ano seguinte e passa ao lucro presumido ou ao lucro real. Muda a forma de apurar todos os tributos, e as obrigações acessórias aumentam, com mais declarações e mais controles. Por isso, vale tratar o termo como prioridade desde o primeiro dia.

Checklist rápido

• Data da ciência anotada.
• Lista completa dos débitos, por órgão.
• Forma de regularização escolhida para cada débito.
• Comprovantes guardados e situação conferida no portal antes do fim do prazo.

Débitos com estados e municípios

O termo da Receita pode listar débitos de ICMS ou de ISS, porque esses tributos também entram no Simples. Nesses casos, a regularização pode precisar ser feita junto ao estado ou ao município, conforme o débito. Vale conferir qual é o órgão responsável, porque o canal de pagamento e o de parcelamento nem sempre são os mesmos.

Perguntas frequentes

Quanto tempo tenho depois do termo de exclusão?

São 90 dias contados da ciência. A ciência acontece quando a empresa abre a mensagem no DTE-SN ou, se a mensagem não for aberta, é presumida 45 dias depois do envio.

Parcelar evita a exclusão?

Sim, desde que o parcelamento esteja regular e as parcelas sejam pagas em dia. Enquanto isso, a exigibilidade do débito fica suspensa, nos termos do art. 151, inciso VI, do Código Tributário Nacional. Um atraso pode reabrir a pendência, por isso vale acompanhar o cronograma de perto.

Recebi o termo, mas acho que o débito já foi pago. O que faço?

Primeiro, reúna os comprovantes de pagamento e compare com a lista de débitos do termo. Se houver erro, cabe impugnação, dentro do prazo e pela via indicada pelo órgão responsável. Não espere o fim do prazo para fazer essa conferência, porque a correção de um erro também leva tempo.

Excluída, a empresa pode voltar?

Pode solicitar nova opção pelo Simples em janeiro do ano seguinte, se estiver regularizada e sem outros impedimentos. As condições são analisadas no momento do pedido.

Quando vale procurar orientação profissional?

Quando houver dívida inscrita em dívida ativa, dúvida sobre a suspensão da cobrança, valor divergente ou necessidade de impugnação. A análise do caso concreto é o que define o melhor caminho, e uma conversa cedo costuma dar mais margem de escolha.