Split payment e crédito condicionado ao pagamento: por que homologar fornecedores virou questão tributária

Durante muitos anos, comprar bem e pagar os impostos em dia foram tarefas separadas dentro da empresa. O setor de compras negociava preço, prazo e qualidade. O setor fiscal cuidava da apuração dos tributos. A reforma tributária começa a juntar essas duas frentes. Quem vende para a sua empresa passa a ter efeito direto sobre quanto imposto a sua empresa consegue descontar, e isso pode acontecer mesmo quando o problema de recolhimento é do fornecedor.

No sistema atual, a empresa que compra toma crédito de ICMS ou de PIS/Cofins com base na nota fiscal. Se o fornecedor deixou de recolher o imposto, em regra o problema é dele. Na reforma, essa lógica muda. O direito ao crédito de IBS e CBS passa a estar ligado ao pagamento efetivo do tributo na etapa anterior. Por isso, a escolha de fornecedores deixa de ser apenas uma decisão comercial e passa a ser também uma decisão tributária.

Por que isso importa para o caixa

Para entender o risco, é preciso lembrar como funciona a não cumulatividade. O IBS e a CBS incidem sobre a venda, mas a empresa desconta, na apuração, o imposto que pagou em suas compras. Em termos práticos, o crédito funciona como um abatimento do tributo que a empresa deve pagar. Se esse crédito é perdido, o imposto que deveria ter sido compensado vira custo.

Se parte desses créditos for travada, a empresa paga mais imposto do que o planejado, mesmo sem ter errado nas próprias obrigações. O dinheiro sai do caixa e a margem encolhe. Por isso o tema interessa ao financeiro e às compras ao mesmo tempo.

O que diz a LC 214/2025

A Lei Complementar 214, de 16 de janeiro de 2025, instituiu o IBS e a CBS e trata do assunto principalmente nos arts. 27, 31 a 36 e 47 e seguintes. Em linhas gerais, os pontos centrais são estes:

• A não cumulatividade é ampla. Em regra, toda aquisição gera direito a crédito, com exceções, como as aquisições para uso e consumo pessoal.
• O art. 27 lista as formas de extinção do débito do fornecedor. Entre elas estão o split payment e o recolhimento feito pelo próprio fornecedor ou pelo adquirente.
• O art. 47 condiciona o aproveitamento do crédito pelo comprador à extinção do débito da operação anterior, por alguma dessas modalidades.
• O split payment (arts. 31 a 35) separa, no momento do pagamento eletrônico, a parcela do tributo, que é enviada diretamente ao Fisco. O restante segue para quem recebeu.
• O art. 36 permite que o adquirente sujeito ao regime regular recolha, por conta própria, o IBS e a CBS incidentes sobre a operação, quando o pagamento ao fornecedor for feito por instrumento que não permita a segregação do split payment. Trata-se de uma faculdade, e não de uma obrigação.
• Para o fornecedor do Simples Nacional, o art. 47, § 9º, II, limita o crédito do comprador ao montante de IBS e CBS pago por meio do Simples Nacional, salvo quando o fornecedor opta pelo regime regular desses tributos (recolhimento por fora).

Há debate na doutrina sobre os limites constitucionais de vincular o crédito ao pagamento do tributo pelo fornecedor. Esse debate não suspende a lei, mas mostra que a regra ainda será interpretada e regulamentada. Por isso, acompanhar as normas é parte da rotina, e não uma tarefa de uma única vez.

Como funciona o split payment na prática

Hoje, quando a empresa paga um fornecedor por PIX, cartão ou boleto, o valor inteiro segue para a conta de quem recebeu. Depois, o fornecedor apura e recolhe seus tributos. No split payment, o pagamento eletrônico passa por um intermediário, que separa automaticamente a parcela do tributo e a encaminha ao Fisco. O restante do valor vai para o fornecedor.

A ideia central é simples: o tributo é recolhido no momento em que a operação é paga. Isso reduz o risco de o imposto ficar sem pagamento e, por consequência, reduz o risco de o crédito do comprador ser questionado. Para a empresa compradora, o efeito prático é que o pagamento passa a ser parte da prova de que o crédito existe.

A lei prevê um modelo com consulta aos sistemas fiscais antes da liberação dos valores e um modelo simplificado. Os detalhes operacionais dependem de regulamentação, por isso vale confirmar como seu banco ou sua instituição de pagamento vai se preparar.

Quando isso começa a valer

O calendário geral da transição está definido em lei. A CBS começa a vigorar em 2027. O IBS entra de forma gradual a partir de 2029, e o sistema chega ao regime pleno em 2033. A figura abaixo resume esses marcos.

Quanto ao split payment, a lei prevê implantação gradual, por ato conjunto da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. Manifestações públicas recentes das administrações tributárias indicam adoção gradual e, numa primeira fase, facultativa, mas o cronograma ainda não foi fixado em ato normativo. Até a publicação deste texto, não identificamos uma data oficial de início obrigatório para todas as operações. Esse ponto deve ser conferido nos atos oficiais antes de qualquer decisão de investimento em sistemas.

Por que isso muda a gestão de compras

A regra do crédito condicionado produz quatro efeitos práticos que o setor de compras precisa conhecer:

1. Fornecedor irregular pode travar o crédito. Se o tributo da etapa anterior não for extinto por uma das modalidades previstas, o crédito pode não estar disponível para o comprador.
2. Prazo de pagamento importa. Como o crédito depende do pagamento, a forma e o momento em que a empresa paga o fornecedor passam a interferir no resultado tributário.
3. Forma de pagamento importa. Quando o split payment for aplicável, ele garante o recolhimento no próprio fluxo financeiro. Pagamentos feitos fora desse caminho exigem outros cuidados.
4. Cadastro e documentos fiscais corretos passam a ser condição para o crédito. Nota com erro, CNPJ desatualizado ou regime tributário mal informado podem gerar glosa.

A relação com fornecedores precisa, portanto, de mais controle. Não se trata de desconfiar de todos, mas de saber, antes de comprar, qual risco cada um traz.

O que é a homologação tributária de fornecedores

Homologar fornecedores é um processo interno para avaliar, antes e durante a relação comercial, se aquele vendedor oferece segurança tributária suficiente para a empresa. Não é uma exigência expressa da lei, mas uma boa prática de gestão que ajuda a preservar créditos e a reduzir surpresas.

A homologação costuma considerar:

• regularidade fiscal, verificada por meio das certidões exigidas;
• regime tributário, como Simples Nacional dentro ou fora do DAS, ou regime regular;
• emissão correta de documentos fiscais, com destaques, alíquotas e dados cadastrais corretos;
• histórico de problemas com crédito, como notas canceladas, divergências recorrentes ou glosas anteriores;
• cláusulas contratuais de responsabilidade, que definem quem arca com o prejuízo se o crédito for perdido.

A avaliação não precisa ser complexa. O essencial é ter um critério claro, aplicado de forma igual a todos os fornecedores.

Exemplo hipotético

Imagine uma rede de supermercados que compra de 300 fornecedores. Em 2027, a CBS passa a vigorar. Um fornecedor de embalagens emite notas destacando a CBS, mas não recolhe o valor. Se o crédito da rede depender desse recolhimento, a rede pode perder o direito de usar aquele crédito, mesmo tendo pago a nota.

Com a homologação, a rede consegue identificar esse fornecedor como de risco, exigir certidões atualizadas, preferir meios de pagamento com split payment, quando disponíveis, e incluir no contrato uma cláusula de responsabilidade por créditos glosados. O risco continua existindo, mas passa a ser conhecido e tratado.

O exemplo a seguir usa números fictícios, apenas para facilitar a compreensão. Eles não representam alíquota real nem previsão de resultado.

Uma distribuidora compra R$ 100 mil por mês de um fornecedor do regime regular, com R$ 10 mil de IBS e CBS destacados na nota. Para facilitar a conta, suponha que esse valor corresponda a 10% da compra. Se o pagamento for feito por meio que permita o split payment, a parcela de R$ 10 mil vai direto ao Fisco e o crédito fica disponível.

Agora suponha que o fornecedor emita a nota com erro e não recolha o tributo, e que a distribuidora não tenha utilizado um meio de pagamento que garanta o recolhimento. Nesse caso, o crédito de R$ 10 mil pode ficar travado naquele mês. Se o volume se repetir, o valor em risco chega a R$ 120 mil por ano. Sem contrato bem redigido, a distribuidora teria dificuldade para recuperar esse prejuízo.

Passo a passo da homologação de fornecedores

1. Classifique os fornecedores por regime. Separe regime regular, Simples Nacional dentro do DAS, Simples com IBS e CBS por fora e não contribuintes. Cada grupo traz um tipo de crédito diferente.
2. Atualize o cadastro com essa informação e com o histórico de emissão correta de documentos fiscais. Um cadastro desatualizado gera erro na apuração.
3. Revise as condições de pagamento. A forma e o prazo de pagamento passam a interferir no crédito, então devem ser decididos em conjunto pelo financeiro e pelo fiscal.
4. Inclua cláusulas contratuais sobre emissão de documento fiscal, recolhimento do tributo e reembolso em caso de crédito perdido por culpa do fornecedor.
5. Compare preços pelo custo líquido, descontando o crédito que cada fornecedor gera. Um preço menor pode resultar em custo final maior se o crédito for menor ou incerto.
6. Acompanhe a regulamentação do split payment e ajuste os sistemas de pagamento e de conciliação conforme as regras forem publicadas.

Riscos e cuidados

Alguns cuidados evitam que a homologação vire apenas um formulário arquivado:

• Certidões vencem. Uma certidão válida em janeiro pode não servir em maio. A verificação precisa ser periódica.
• O regime do fornecedor pode mudar. Empresas do Simples podem alterar a forma de recolhimento dentro das janelas previstas em regulamento. Vale revisar o cadastro com regularidade.
• Dois optantes do Simples não geram crédito entre si. Pelo art. 47, § 9º, I, da LC 214/2025, o próprio optante não se apropria de crédito sobre suas aquisições. Isso precisa entrar na conta ao escolher fornecedores.
• Cláusula sem controle não basta. Ter um contrato com cláusula de reembolso não garante que o dinheiro será recuperado. Convém definir prazos, forma de cobrança e critérios de comprovação.
• Não tratar tudo como crédito certo. Até que as regras estejam regulamentadas e testadas, o planejamento deve considerar cenários em que o crédito é menor do que o esperado.

Erros comuns

• Comparar fornecedores só pelo preço da nota. O preço que interessa é o custo líquido, depois de considerar o crédito disponível.
• Ignorar o regime do fornecedor do Simples. O crédito gerado por ele depende da parcela recolhida no DAS, e isso nem sempre é intuitivo.
• Pagar sem documento fiscal correto e, depois, descobrir que o crédito foi perdido.
• Tratar o split payment como assunto só do banco. A decisão sobre meios de pagamento afeta o crédito e precisa de participação do fiscal e do financeiro.

Perguntas frequentes

O split payment já está valendo?

Ainda não de forma generalizada. A lei prevê implantação gradual, por ato conjunto da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. As informações divulgadas pelas autoridades apontam para uma adoção progressiva e inicialmente opcional, ainda pendente de ato conjunto. Até a publicação deste texto, não encontramos data oficial de início obrigatório para todas as operações. Vale acompanhar os atos oficiais.

Se o fornecedor não pagar, perco o crédito?

Em regra, o crédito depende da extinção do débito do fornecedor. O adquirente do regime regular, porém, pode recolher o tributo por conta própria, como permite o art. 36 da LC 214/2025, quando o meio de pagamento não permitir o split payment, o que é uma forma de assegurar a extinção do débito. No procedimento do split payment, a lei também traz regras próprias para o crédito do comprador. Cada situação deve ser analisada com cuidado, porque o resultado depende do meio de pagamento e da regularidade da operação.

Fornecedor do Simples gera crédito?

Sim, mas com limite. Pelo art. 47, § 9º, II, da LC 214/2025, o comprador do regime regular pode apropriar crédito apenas no montante de IBS e CBS pago pelo fornecedor por meio do Simples Nacional. Se o fornecedor optar por recolher IBS e CBS por fora, pelo regime regular, o crédito tende a ser mais amplo. A regra exata depende do regime do fornecedor e deve ser conferida caso a caso.

Preciso homologar todos os fornecedores?

Não há obrigação legal de homologação, mas é uma boa prática. Uma saída é começar pelos fornecedores de maior volume e pelos que já tiveram problemas com nota ou crédito.

Vale mudar o sistema de pagamento agora?

Antes de investir em sistemas, confira as regras de regulamentação e converse com seu banco ou sua instituição de pagamento. Mudar sem um plano pode gerar custos desnecessários.